Dostawa i realizacja zamówień

Dostawa i realizacja zamówień

Ten dokument opisuje w sposób szczegółowy sposób realizacji zamówień składanych na stronie kalteron.world, w tym przebieg potwierdzenia telefonicznego, terminy dostawy w podziale na regiony Polski, zasady pakowania przesyłek, a także zasady przetwarzania danych osobowych, które są niezbędne do zorganizowania wysyłki. Dokument uzupełnia regulamin serwisu i politykę prywatności, a w razie rozbieżności interpretacyjnych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827) oraz ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Poniższe informacje mają charakter opisowy i nie stanowią obietnicy konkretnego terminu w indywidualnym przypadku, ponieważ terminy kurierskie zależą od czynników leżących częściowo poza kontrolą sprzedawcy. Administratorem danych i sprzedawcą jest Kalteron Health Sp. z o.o., ul. Długa 38, 85-001 Bydgoszcz, NIP 5542848210, KRS 0000848210.

1. Zakres dokumentu

Niniejsza informacja o dostawie dotyczy wyłącznie zamówień produktu Kolagen Morski Plus składanych przez formularz zamówienia dostępny na stronie głównej kalteron.world. Obejmuje ona etapy od momentu przesłania formularza do momentu odbioru przesyłki przez klienta, w tym rozmowę telefoniczną służącą potwierdzeniu danych. Dokument nie reguluje kwestii związanych z reklamacją jakości towaru, które opisano w regulaminie oraz w polityce zwrotów. Zastosowanie mają również obowiązujące przepisy dotyczące umów zawieranych na odległość, w tym obowiązki informacyjne przedsiębiorcy wobec konsumenta.

2. Proces zamówienia i potwierdzenie telefoniczne

Po przesłaniu formularza z imieniem, nazwiskiem i numerem telefonu, pracownik biura obsługi kontaktuje się z klientem w godzinach 9:00–17:00 od poniedziałku do piątku, aby zweryfikować dane adresowe i odpowiedzieć na ewentualne pytania dotyczące produktu lub sposobu płatności. Rozmowa telefoniczna jest elementem procedury zapobiegania błędnym lub omyłkowo złożonym zamówieniom i nie wiąże się z dodatkową opłatą. Jeżeli kontakt telefoniczny nie powiedzie się w ciągu kilku dni roboczych z powodu braku odpowiedzi, zamówienie może zostać wstrzymane do czasu ustalenia szczegółów. Klient może w każdej chwili zrezygnować z zamówienia przed jego przekazaniem do wysyłki, kontaktując się pod numerem +48 52 384 72 10 lub adresem [email protected].

3. Regiony i szacowane terminy dostawy

4. Sposób pakowania i przekazania kurierowi

Zamówiony produkt jest pakowany w nieprzezroczyste, dyskretne opakowanie kartonowe, które nie zawiera na zewnątrz informacji o zawartości przesyłki innych niż dane niezbędne do doręczenia. Opakowanie jest zabezpieczone taśmą, a etykieta przewozowa zawiera numer referencyjny umożliwiający śledzenie przesyłki u przewoźnika. Przesyłki są przekazywane do firmy kurierskiej zwykle w ciągu jednego dnia roboczego od potwierdzenia telefonicznego zamówienia. Klient jest zobowiązany do sprawdzenia stanu przesyłki w obecności kuriera i zgłoszenia ewentualnych uszkodzeń w protokole doręczenia, co ułatwia późniejsze postępowanie reklamacyjne, jeżeli okazałoby się ono konieczne.

5. Dane przetwarzane w związku z dostawą

Do zorganizowania dostawy niezbędne jest przetwarzanie imienia i nazwiska odbiorcy, adresu doręczenia, numeru telefonu kontaktowego oraz numeru zamówienia. Dane te są przekazywane wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania usługi przewozowej firmie kurierskiej realizującej dostawę na danym obszarze. Nie przekazujemy przewoźnikowi informacji o produkcie w sposób, który naruszałby dyskrecję przesyłki. Dane kontaktowe mogą być również wykorzystane do jednorazowego powiadomienia SMS o statusie przesyłki, jeśli klient wyraził na to zgodę podczas rozmowy telefonicznej.

6. Podstawa prawna przetwarzania danych logistycznych

Podstawą prawną przetwarzania danych na potrzeby dostawy jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, a także do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby. W zakresie danych niezbędnych do wystawienia dokumentów księgowych zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, czyli obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych. Jeżeli klient wyrazi dodatkową zgodę na powiadomienia SMS, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Dane nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z pierwotnym celem ich zebrania.

7. Okresy przechowywania danych zamówienia

Dane związane z konkretnym zamówieniem, w tym adres dostawy i numer telefonu, przechowujemy przez okres 24 miesięcy od dnia realizacji dostawy, co pozwala rozpatrywać ewentualne reklamacje i pytania klientów. Dokumenty księgowe potwierdzające sprzedaż przechowywane są przez okres 5 lat liczonych od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi. Zapisy rozmów telefonicznych, jeśli są prowadzone dla celów jakości obsługi, przechowywane są maksymalnie 90 dni, o czym klient jest informowany na początku rozmowy. Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób nieodwracalny.

8. Prawa klienta i sposób ich realizacji

Klient ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora. Aby zrealizować którekolwiek z tych praw, należy przesłać wiadomość na adres [email protected] lub zadzwonić pod numer +48 52 384 72 10, podając dane umożliwiające identyfikację zamówienia. Na zgłoszenie odpowiadamy w terminie do 30 dni od jego otrzymania, a w przypadkach szczególnie złożonych termin ten może zostać wydłużony o kolejne 60 dni, o czym klient zostanie poinformowany wraz z uzasadnieniem. Realizacja żądania usunięcia danych może zostać ograniczona w zakresie, w jakim przechowywanie wynika z obowiązków podatkowych i rachunkowych.

9. Podwykonawcy i przewoźnicy zaangażowani w dostawę

Do realizacji dostaw korzystamy z usług firm kurierskich działających na terenie Polski, w tym DPD Polska Sp. z o.o., InPost S.A. oraz Poczta Polska S.A., w zależności od regionu doręczenia i dostępności usługi na danym obszarze. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane odbiorcy jedynie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi przewozowej i na podstawie własnych regulaminów przewozu. Poza przewoźnikami korzystamy również z usług dostawcy infrastruktury hostingowej odpowiedzialnego za utrzymanie strony kalteron.world oraz z operatora systemu do obsługi zgłoszeń telefonicznych. Z każdym z wymienionych podmiotów zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniająca odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

10. Pliki cookie związane z procesem zamówienia

Formularz zamówienia korzysta z niezbędnego pliku cookie sesyjnego o nazwie roboczej kalteron_session, który utrzymuje stan wypełnianego formularza do zamknięcia przeglądarki i nie jest wykorzystywany do celów marketingowych. Plik cookie dotyczący zapisania decyzji o zgodzie na cookies, o nazwie cookie_consent, przechowywany jest przez 12 miesięcy. Jeżeli klient wyrazi zgodę na cookies analityczne, informacje o sposobie korzystania z formularza mogą być zapisywane przez maksymalnie 13 miesięcy w celu poprawy użyteczności strony. Szczegółowy wykaz kategorii cookies znajduje się w polityce cookies dostępnej pod adresem cookie-policy.html.

11. Przekazywanie danych poza Polskę

Dane osobowe klientów są przetwarzane przede wszystkim na terytorium Polski i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z usług dostawców infrastruktury technicznej posiadających serwery lub wsparcie techniczne poza EOG, przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego uznanego mechanizmu zgodnego z RODO. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych. Każdy przypadek przekazania danych poza EOG jest odnotowywany w rejestrze czynności przetwarzania prowadzonym przez administratora.

12. Reklamacje dotyczące dostawy i procedura kontaktu

Jeżeli przesyłka nie dotarła w szacowanym terminie, uległa uszkodzeniu w transporcie lub zawiera nieprawidłową zawartość, klient może zgłosić ten fakt na adres [email protected] lub telefonicznie pod numerem +48 52 384 72 10 w godzinach 9:00–17:00 od poniedziałku do piątku. Zgłoszenie powinno zawierać numer zamówienia, opis nieprawidłowości oraz, jeśli to możliwe, dokumentację fotograficzną przesyłki. Odpowiedź na zgłoszenie reklamacyjne dotyczące dostawy przekazujemy w terminie do 14 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia. W razie potrzeby dalszej weryfikacji z przewoźnikiem, klient jest informowany o przewidywanym wydłużeniu terminu odpowiedzi.

13. Historia zmian dokumentu

Data	Zmiana
3 lutego 2025	Pierwsze opublikowanie informacji o dostawie na stronie kalteron.world.
18 września 2025	Doprecyzowanie terminów dostawy dla terenów wiejskich i oddalonych.
26 sierpnia 2026	Rozszerzenie dokumentu o zasady przetwarzania danych logistycznych, wykaz podwykonawców oraz procedurę reklamacyjną.

Niniejszy dokument jest okresowo przeglądany i może być aktualizowany w związku ze zmianą oferty przewoźników lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem kalteron.world/shipping.html.